1.宣布会议开始。会议时间到后，若全体与会人员都已到位（至少重要的与会人员已到位），你就可以宣布会议开始了。在开始阶段，你可以先简要介绍下自己及本次会议的目标。接着，告知与会者每个议题的探讨时间，及会议的结束时间，当然，在时间操作过程中你可以适当缩短或延长，但这样做可以更有效地让会议按照计划进行。如果与会人员相互之间不认识，你可以利用几分钟时间点个到，并介绍重要的与会者。
有些公司会议的开场白和议程有固定的格式。
2.总结以往会议的重要内容。会议的开头是一个较为冗长的过程，但要集中与会人员的注意力，你可以从总结以往会议的重要结论开始。因为不一定所有人都了解会议内容，通过介绍相关会议结论及其它信息，让所有与会人员都了解他们来的目的，进而促成一个有效的会议。
你也可以让会议记录员朗读以往会议的纪要，而不一定要亲力亲为。这样，反而会给人更加正式的感觉。
你还可以朗读一些与以往会议相关的报道或新闻等。
不过，如果你已经把以往会议的纪要连同议程一起发给了大家，那么不用朗读也可以.
3.邀请重要的与会人员分享最新的进展。让相关的与会人员汇报自上次会议后的任何进展，例如碰到的新问题、人员变化、工程进展、决策调整等。还有自上次会议后采取的措施，有何效果，这些都是与会人员希望听到的内容。
4.继续探讨上次会议未完的事项。在开始新议题之前，先完成上次议题未完的事项。搁得越久的问题，与会人员越不愿意负责解决这些问题。因此，在会议上将悬而未决的问题交予指定人员负责。通常，未解决的事项在以往的纪要里都会用“未决定”或“有待进一步探讨”标注。
根据不同的公司文化和规定，有些会有固定的决策程序。例如，有些要求过半数的与会人员同意才算通过，而有些则要求高层领导同意通过就可以了。
对于耗时长的工程，两次会议的间隔期可能没有多大的进展，没有必要花时间探讨此类话题。要探讨的应该是，需要马上采取行动的项目或工程。
5.接下来，探讨新问题。这些新问题应该是近期，或者说，上次会议之后，公司发展过程中出现的。探讨出切实可行并且具体的方案，要知道留下来越多“待解决”的难题，下次会议要讨论的问题也就越多。
6.总结。探讨过上次遗留的问题和最近出现的新问题之后，你需要为此次会议做个总结。总结要稍微具体些，包括所有达成的共识和决定，还有在下次开会之前，与会人员需要做的工作。
这一步非常关键，因为这将是你结束本次会议之前，最后一次向与会人员明确他们要做的工作。
7.简要说明下次会议的讨论内容。如果你已有具体的计划，可以说明下次会议的时间和地点。这样，可以让会议之间更有连贯性，并且让与会人员清楚他们有多少时间可以完成指定的任务。
但这一步也不是必须的。不过，如果这次会议有很多悬而未决的议题，或者你想看看项目的落实和进展情况，说明下次会议的内容和时间是个不错的选择。